L’objectif est de diminuer les coûts en la matière, asseoir une meilleure relation client ainsi qu’une traçabilité des documents (avis d’échéance, cotisations, etc.).
Tout part en 2014, quand le courtier enregistre une forte croissance de son activité du fait de l’expansion de l’entreprise. Corollaire, le volume mensuel de son courrier envoyé à ses assurés s’élevait en moyenne à 18 000 plis, avec des pics allant jusqu’à 30 000 sur certains mois. Gérer au mieux de telles fluctuations à motivé ECA Assurances à externaliser ce poste. Son choix s’est porté sur la société Neopost et sa solution Neotouch.
« Nous envoyons plusieurs milliers d’avis d’échéances et d’appels de cotisation par mois. Nous avons donc choisi Neotouch pour externaliser cette tâche et traitons aujourd’hui près de 90 % de nos envois via ce service. Nous en sommes très satisfaits car nous avons optimisé notre processus d’envoi, notamment en cas d’adresses incorrectes. Nous avons également diminué nos coûts grâce au regroupement automatique permettant de rassembler les courriers à adresser à un même destinataire dans une seule enveloppe. Nous avons donc réussi à gagner du temps et à réduire nos dépenses », déclare Christophe Dardillac, responsable des systèmes d’information chez ECA Assurances.
L’installation de la solution Neotouch au sein de l’entreprise est aujourd’hui appréciée de tous les collaborateurs traitant l’émission des courriers. « Nous sommes convaincus par la solution et son fonctionnement. Nous avons une très bonne relation avec le commercial de Neopost qui, en cas de problème, nous a toujours trouvé des solutions rapidement. Avec près de 200 000 plis envoyés par an, nous nous devons d’avoir un service fiable et efficace, » le RSI.
Parmi les retombées de cette solution, une amélioration de l’efficacité et de la relation client. ECA Assurances s’épargne plusieurs tâches contraignantes : le stockage du papier, la recherche des documents dans les boites d’archives et profite de la traçabilité du courrier. En interne, la personne qui était en charge de la mise sous pli des courriers a évolué et a été missionnée sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
« Neotouch nous a permis d’obtenir un retour sur investissement positif. Aujourd’hui, nous n’avons pas gagné en prix facial mais en coût indirect : désormais nous n’avons plus besoin de remplacer la personne qui s’occupait de la mise sous pli pendant ses congés. De plus, cette solution améliore grandement la relation avec nos clients grâce au suivi en ligne des courriers et des remontées en cas d’adresses inexactes ou inexistantes. Cette amélioration est ressentie par nos clients qui, depuis la mise en place de la solution, sont d’autant plus satisfaits de nos services, » conclut Christophe. Dardillac.
