Comment asseoir un suivi et une facturation efficaces des consultants informatiques ? Confronté à cette problématique, Inservio a développé une solution ex-nihilo, dans un environnement Web. Sa particularité est d’être adaptée aux besoins des prestataires de services en informatique. Paramétrable, elle sied également à d’autres activités.
Gestion conviviale et automatisée des comptes-rendus d’activité, génération spontanée de factures, suivi et traitement de notes de frais et des congés. Telles sont les principales fonctionnalités de la solution de suivi d’activités développée par l’équipe d’Inservio Île-de-France. « Historiquement, nous utilisions un logiciel du marché qui permettait de gérer le suivi des prestations de nos consultants présents chez les clients ; cependant, cette solution ne proposait pas de facturation native. Il fallait recourir à des fichiers Excel pour émettre les factures », explique Amel Bennacer, ingénieur d’études et développement.
Face au manque d’outils étroitement liés à ses attentes spécifiques, le prestataire de service a décidé de concevoir différents modules couvrant ses besoins. Dans un environnement PHP 5/MySQL, il a conçu différents modules permettant à ses consultants d’instruire leurs comptes-rendus d’activité sans effort particulier. « En fait, l’outil mis au point propose un formulaire pré-rempli et assorti des jours de présence du consultant. Charge à ce dernier de saisir ses absences éventuelles. A l’autre bout de la chaîne, l’administrateur valide les données intégrées et génère les factures correspondantes, en un temps record. Nous avons divisé la charge consacrée à la facturation par trois », précise Pascal Arnould, directeur de l’agence Inservio Île-de-France. La saisie des notes de frais obéit également au même processus : elles sont validées par l’administrateur, ce qui donne lieu à la génération d’une facture à remettre au client. Résultat : un gain de temps considérable et une remise à l’encaissement des factures produites plus rapide. Outre ces fonctions phares, l’outil mis au point propose également un module de gestion de congés et d’assistance à la fonction de paie à travers une synthèse annuelle des RTT et des congés payés.
Un réseau social et intégré privé
En complément, la solution mise au point propose aux consultants un espace communautaire accessible à tous. Véritable réseau social privé, il permet à chaque collaborateur de publier des informations en fonction de ses droits (messages sur le projet conduit, difficultés rencontrées, besoins et attentes éventuelles, etc.). L’accès aux données personnelles de chaque consultants (annuaire de tous les collaborateurs, photo selon le choix de chaque utilisateur, courrier électronique, curriculum vitae, etc.) ajoute une touche conviviale à ce dispositif qui peut être utilisé comme ciment par une équipe de consultants généralement ventilée sur différents sites.
Opérationnelle depuis deux ans, la solution d’Inservio est accessible à partir de différents postes clients, y compris mobiles. Son exploitation exclut l’usage du clavier. Tout est saisi à partir de clics souris. D’ores et déjà, elle a déjà permis de clore les facturations depuis sa mise en production. Inservio Île-de-France a décidé de la commercialiser auprès de ses alter ego et au-delà du marché des services informatiques, via sa filiale éditrice, ALSEE. « Sa souplesse de paramétrage et son architecture technique ouverte lui permettent de s’adapter à d’autres branches d’activités », soutient Amel Bennacer.
Face à un besoin récurrent, Inservio Île-de-France a décidé de développer une solution sur mesure de gestion d’activité. Avec cet outil, il fait d’une pierre deux coups : résoudre une attente interne et se positionner comme fournisseur sur un marché qui manque de solutions dédiées efficaces. Innovation.
Emmanuel Mayega ©CAPA Conseil
