L’Organisme Commun des Institutions de Rente et de Prévoyance (OCIRP) a retenu le système d’information des ressources humaines (SIRH) Saphyr de l’éditeur Hardis. Une solution qui lui permet d’asseoir une gestion externalisée de la paie, du reporting social, la formation, l’intéressement et la participation. Sur la base d’un référentiel unique.
L’Ocirp, union d’organismes de prévoyance, a retenu la solution Saphyr comme système de gestion des ressources humaines proposé par le fournisseur Hardis. Cette plate-forme lui permet de gérer l’ensemble de ses données et fonctions à partir d’une base unique : la paie, le reporting social, la formation, l’intéressement et la participation. Les fondements de ce choix vont de la richesse fonctionnelle de la solution proposée à la disponibilité et la compétence des consultants de l’éditeur, en passant par le binôme rapport qualité/prix.
La modernisation de l’outil de gestion des ressources humaines a été décidée pour faire face à la montée en puissance des activités du groupe et des effectifs. Ces dernières années, l’OCIRP a connu une croissance soutenue, marquée par une augmentation significative de ses ressources humaines. Ainsi, 40 % de ses 80 salariés ont été embauchés au cours des quatre dernières années et son volet d’activité a crû sensiblement : +70 % d’entreprises adhérentes et +35 % de contrats salariés entre 2009 et 2011. Face à ce boum, la direction des ressources humaines a décidé de déployer un véritable SIRH. « Nous souhaitions disposer, en complément de notre solution externalisée de gestion de la paie, d’un ensemble de modules qui nous donne une vision globale sur les ressources humaines », explique Véronique Binet, responsable RH de l’OCIRP.
L’une des solutions était de proposer au fournisseur historique de participer à l’évolution de la plate-forme de gestion des ressources humaines. La réponse apportée n’ayant pas été à la hauteur de ses attentes en matière de gestion de la paie, l’Ocirp a opté pour une solution de rechange : la plate-forme Saphyr.
Un interlocuteur dédié pour une solution ergonomique
Le projet de modernisation de l’outil de gestion des ressources humaines a été conduit au fil de l’eau et ponctué de phases. Dans le cadre de la première, l’OCIRP s’est concentré sur la mise en œuvre de la gestion de la paie Saphyr. « Il fallait avoir la certitude que les paies soient justes, avant de pouvoir envisager le déploiement d’autres modules » explique Véronique Binet. A partir de janvier 2011, Saphyr est déployé parallèlement à l’ancien système de gestion de la paie. Tout au long des trois mois qui ont suivi, les équipes de l’OCIRP et celles d’Hardis ont travaillé conjointement pour vérifier que les données de la solution de gestion des temps et des activités (Bodet Software) étaient correctement reprises pour le décompte des RTT et des congés payés notamment ; il fallait également s’assurer que les bulletins étaient conformes à la législation sociale et aux accords de branche et ajuster les paramétrages. Cette phase bouclée, l’OCIRP a basculé totalement sur la solution de Hardis. Une entrée en production qui a changé les conditions de travail des utilisateurs. Selon Véronique Binet, « Saphyr est simple et intuitif à prendre en main. Nous disposons d’un interlocuteur dédié, ce qui nous permet de bénéficier d’une assistance rapide en cas de besoin. Désormais, notre paie est entièrement externalisée, y compris la DADS-U, avec garantie de résultat ».
Les bases technico-fonctionnelles de cet outil ayant été posée, son enrichissement a continué. Le module de formation a ainsi été déployé, suivi un an plus tard du système d’intéressement. Avec le déploiement en 2013 de deux nouveaux modules – reporting social et participation – l’OCIRP aura achevé la mise en œuvre de l’ensemble des briques RH dont il a actuellement besoin. En complément, le déploiement du nouveau SIRH a été l’occasion pour l’Ocirp de fiabiliser ses données. Tout particulièrement celles du logiciel de gestion des temps et des activités ont bénéficié de cette fiabilisation avant leur reprise dans la cible. En outre, l’historique de l’ensemble des données sociales est désormais centralisé sur une seule et même plateforme. Et peut donc être exploité plus facilement par les équipes RH. Des tableaux de bord sociaux vont être mis en place dans les prochains mois pour mieux piloter la politique RH et répondre aux attentes des partenaires sociaux (bilan social, plans de formations…). « Nous pouvons dorénavant nous appuyer sur un seul environnement de travail pour gérer les RH. Cet ensemble de modules nous donne la visibilité qui nous manquait jusqu’à présent », conclut Véronique Binet.
Du reste, l’OCIRP a été créée en 1967. Il s’agit d’une union de plus de 30 organismes de prévoyance spécialisée dans la protection de la famille face aux risques de la vie (décès, handicap, dépendance). Par le biais de contrats collectifs d’entreprise et d’accords professionnels de branche, cet organisme propose aux salariés (ou à leurs enfants) des garanties complémentaires associées à des actions sociales spécifiques, comme la prise en charge psychologique des veufs, l’éducation des orphelins, l’aide à l’insertion professionnelle ou la protection juridique. Avec 1,2 millions d’entreprises adhérentes et 120 désignations en accords de branche, 5,4 millions de salariés relèvent aujourd’hui des garanties de l’OCIRP.
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