Holding d’un groupe de sociétés dont le cœur de métier est la prestation de services dédiée aux sociétés et mutuelles d’assurances de dommages, le groupe Prunay a confié l’envoi de ses convocations et rapports d’expertise à Esker, éditeur de solutions de dématérialisation des processus documentaires.

En vue de  rationaliser ses processus et disposer d’une qualité de service répondant aux exigences de son métier, le groupe Prunay, qui s’appuie sur une organisation décentralisée et soumise à de fortes contraintes en termes de délais légaux, a fait le choix de l’externalisation. Une démarche amorcée par une de ses filiales, Eurisk, qui a adopté la sous-traitance de ses flux critiques que sont les convocations et rapports d’expertise.

Satisfait des bénéfices apportés par la solution Esker (gains de productivité et division par 4 des charges de consommables), cet acteur a décidé d’étendre le déploiement de la solution à une seconde filiale, Eurexo qui a la particularité de présenter les mêmes caractéristiques et contraintes métiers que son alter ego Eurisk, à savoir une organisation décentralisée, un nombre important d’utilisateurs générant du courrier, dont certains en situation de mobilité, et un flux de documents critique soumis à des délais stricts. La solution d’externalisation en mode SaaS Esker permet à ce groupe d’envoyer ses documents aux assurés, experts, leurs assureurs ou les entreprises mises en causes, par courrier (simple ou recommandé) directement depuis leur applicatif métier. De leurs côtés, les experts, équipés de tablettes pour la prise de notes pendant les rendez-vous, peuvent rédiger et envoyer eux-mêmes certains rapports d’expertise directement sur la plateforme Esker. Le pli étant ainsi remis à La Poste en moins de 24 heures ou le jour même s’il est envoyé avant 11h15. Sur les 70 000 plis (200 000 pages) envoyés chaque mois par les deux filiales, environ 25 000 sont expédiés sous forme de recommandé.

« En tant que prestataire de services aux assureurs, nous sommes soumis à un certain nombre de réglementations et contraintes légales ou commerciales qui nous obligent à adopter des processus particulièrement exemplaires pour l’envoi de nos documents. Avec Esker, nous avons fait le choix de la fiabilité et de la transparence. C’est pour cela qu’après une première collaboration fructueuse avec notre filiale Eurisk en 2009, nous avons décidé d’étendre progressivement à l’ensemble du Groupe cette stratégie d’externalisation répondant à nos besoins métiers », explique Christophe Maroni, Directeur des systèmes d’information du Groupe Prunay.

Plus généralement l’exploitation de la solution Esker introduit de multiples avantages au sein du groupe : une amélioration et un respect des délais légaux liés à ses courriers officiels : le poids de la tâche de mise sous pli, timbrage et dépôt en poste dans chaque agence se trouve fortement allégé ; la centralisation de la diffusion des courriers, permettant de rationaliser tout en conservant l’organisation décentralisée du Groupe ; recentrage des assistantes sur d’autres activités sachant qu’elles sont libérées du traitement manuel des courriers et de l’impression des rapports d’expertise ; amélioration de la traçabilité des envois simples et recommandés ; baisse des charges de consommables et des coûts liés à la maintenance des imprimantes. Pour autant, le DSI précise : « Notre objectif n’était pas tant la réduction des coûts que le renforcement de la qualité et de la rapidité de nos services car c’est sur ces critères que les entreprises d’expertise sont sélectionnées. Grâce à Esker, nous allions performance et économies, et en comparaison avec les autres acteurs du marché, Esker nous a présenté le meilleur couple réactivité/fiabilité ».

Du reste, le Groupe Prunay envisage d’étendre l’utilisation des solutions Esker à ses filiales des DOM-TOM.

Emmanuel Mayega
A propos de l'auteur

Directeur de la rédaction et de la publication du magazine Assurance & Banque 2.0 et de ce site, Emmanuel a une connaissance accrue de l’intégration des technologies dans l’assurance, la banque et la santé. Ancien rédacteur en chef de ce magazine, il a pendant plus d'une décennie été rédacteur en chef adjoint d’Assurance & Informatique Magazine. ll est un observateur affûté du secteur. Critique, il se définit comme esprit indépendant et provocateur, s’il le faut.

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