La finalité est de moderniser de sécuriser la gestion de ses encaissements. A cette fin, elle ‘est accompagnée par Orone, spécialiste de la gestion dématérialisée des documents et moyens de paiements. La Mutuelle pourra optimiser la gestion de ses chèques et TIP SEPA.
La Mutuelle de Poitiers, qui propose notamment une gamme complète de produits d’assurance (habitation, auto, santé, prévoyance, loisirs, etc.) pour les particuliers et les professionnels emploie plus de 1 000 acteurs au service de ses 466 000 assurés avec plus de 800 personnes sur le terrain réparties sur 57 départements.
« Nous recevons chaque année plus de 125 000 TIP et 310 000 chèques suite à l’envoi des appels à cotisation. Les TIP étaient envoyés quotidiennement au prestataire en charge de leur traitement. Ce processus pouvait être à l’origine de retard de traitement voire de perte de documents. » Indique Luc Rivault, responsable du service comptabilité.
« La volonté de réduire les risques a conduit la Mutuelle de Poitiers à repenser son organisation en s’appuyant sur un système de nouvelle génération permettant la digitalisation et une traçabilité de bout en bout du processus. Il n’est plus nécessaire d’envoyer de documents papier : la Mutuelle de Poitiers gère désormais toutes les opérations en interne, de la numérisation des pièces jusqu’à l’envoi des fichiers vers la banque.» Poursuit Luc Rivault.
Après un pilote en septembre 2018, le nouveau dispositif a été généralisé en janvier 2019 avec une production à grande échelle. Cette mise en œuvre se positionne donc comme un succès opérationnel et permet à l’équipe en charge des encaissements (quatre personnes) de gagner en fiabilité, en sécurisation, en productivité et en confort de travail.
Quelques bénéfices liés à l’utilisation de la solution Wecheck : une traçabilité sur l’ensemble du processus, une meilleure productivité des équipes, des délais de traitement et d’encaissement des TIP SEPA et chèques raccourcis, un meilleur accès aux documents et opérations depuis une interface simple à utiliser, des coûts largement optimisés.
