La Parisienne a choisi Diligent, le principal fournisseur de solutions sécurisées de collaboration et de partage de documents en ligne à destination des conseils d’administration, comités et équipes de direction, et sa solution Diligent Boards en mode SaaS. Objectif, dématérialiser son conseil d’administration. Cette adoption s’inscrit dans la démarche zéro-papier de la compagnie, tant en termes de méthodes que de supports de travail, dans le cadre de la transformation digitale des entreprises en général et de celle du secteur de l’assurance en particulier.
En 2015, la Parisienne décide d’un repositionnement stratégique afin de répondre aux nouveaux enjeux du secteur de l’assurance et aux changements de comportement de consommation directement liés à l’essor massif des technologies digitales et collaboratives. C’est dans le cadre de cette stratégie qu’elle choisit Diligent en novembre 2015 pour accompagner la dématérialisation de son conseil d’administration. Avant début 2016, le conseil d’administration, composé de douze personnes se réunissant quatre fois par an, mobilisait les équipes administratives autour de la préparation et l’impression de quatorze dossiers d’au moins 70 pages remis aux membres le jour de la réunion. Ce document était également envoyé par courrier électronique, pour permettre à ses membres de les imprimer et les annoter à leur convenance, en amont du conseil d’administration. Nécessitant de nombreuses mises à jour jusqu’à la dernière minute, la réalisation du dossier s’avérait à la fois chronophage et stressante pour les équipes. Pour pallier ce temps passé et optimiser ainsi la gestion de ces dossiers comme l’organisation des conseils, la solution Diligent s’est imposée comme une évidence pour La Parisienne Assurances.
Au-delà des bénéfices de dématérialisation qu’offre la solution Diligent, sa mise en œuvre et sa prise en main ont été très rapides à la fois pour les équipes administratives et pour les membres du conseil. La solution s’est révélée si intuitive et simple à manipuler qu’après deux réunions, les deux tiers de ses membres avaient déjà été formés et l’utilisaient en toute fluidité.
Par ailleurs, dans le cadre de sa digitalisation et grâce à l’utilisation de Diligent Boards, La Parisienne Assurances a modifié ses statuts pour permettre aux membres de participer aux conseils à distance, ce qui a également permis aux administrateurs n’ayant pas encore suivi la formation, d’adopter Diligent Boards™. Pour Loubna Essaadani Foerster, « Diligent est l’un des partenaires ayant accompagné la mise en place de la stratégie de dématérialisation de La Parisienne Assurances. Avec l’utilisation de Diligent Boards, nous nous inscrivons dans une modernité continue qui va au-delà du zéro-papier ».
