une tribune de Güray Turan, Director Regional Sales, Hyland
Si vous voulez optimiser l’activité de vos équipes créatives, elles doivent avoir un accès instantané aux ressources numériques. Mais accorder l’accès à ces ressources est plus facile à dire qu’à faire. Il est non seulement nécessaire d’avoir un système de gestion des ressources numériques (DAM) centralisé, mais aussi d’un système DAM rationalisé classant les ressources d’une manière compréhensible pour les utilisateurs. Dans ce cadre, on parle de taxonomie. Mais concrètement, qu’est-ce que c’est ?
Une taxonomie DAM permet à une entreprise d’améliorer la navigation vers les actifs afin que les employés et les clients puissent les trouver facilement. L’un des principaux défis de l’élaboration d’une taxonomie est de reconnaître que la façon dont les clients naviguent ; navigation propre à chaque utilisateur. Les retailers peuvent utiliser ce langage pour définir un processus qui permet aux clients de trouver des produits adaptés. L’utilisateur peut, quant à lui, définir une taxonomie regroupant les ressources numériques qu’il souhaite.
Netflix fournit un excellent exemple d’une taxonomie simple et intuitive. La plateforme divise les films en catégories, comme les films d’action et d’aventure, les comédies, les documentaires ou les films originaux Netflix, afin que les utilisateurs puissent facilement naviguer vers le contenu souhaité.
Cela peut améliorer les choses de plusieurs façons, en commençant par le niveau supérieur. En effet, il est maintenant possible de créer des flux de travail qui contribuent à l’amélioration de la productivité. Les flux de gestion des actifs numériques basés sur le cloud peuvent également éliminer le manque de transparence et les processus manuels inefficaces en fournissant des flux structurés qui automatisent les processus de gestion des actifs.
Pourquoi est-ce important ? Et en quoi est-elle différente des métadonnées ?
Une taxonomie DAM est importante car elle fournit un langage cohérent aux utilisateurs qui permet de les accompagner dans la recherche d’actifs numériques. Les utilisateurs de DAM peuvent naviguer vers les actifs en utilisant des catégories prédéfinies optimisées, de sorte qu’ils n’ont pas à rechercher le contenu par le biais de balises ad hoc, de métadonnées ou d’une structure traditionnelle.
En d’autres termes, la taxonomie de la structure des dossiers de gestion des actifs numériques permet de définir le chemin qu’un utilisateur peut emprunter pour trouver un actif individuel en dehors d’une structure hiérarchique. Ceci dans le but de répondre aux besoins contextuels de l’utilisateur qui navigue. Plus les balises et les catégories sont pertinentes, plus le parcours de l’utilisateur est court, facile et rapide.
Il est important de noter la différence entre la taxonomie et les métadonnées. Ces dernières font référence à toutes les informations collectives disponibles sur un actif. Les métadonnées des actifs numériques comprennent des informations telles que le titre, le type de fichier, la description, l’emplacement et la licence. Par conséquent, un logiciel qui effectue une recherche sur un terme donné obtiendra trop de résultats de recherche. La principale différence entre les métadonnées et la taxonomie DAM est que les premières comprennent toutes les données détenues sur un actif, tandis que la taxonomie est constituée des catégories utilisées pour trouver ces actifs.
Le processus d’élaboration et de mise en œuvre d’une taxonomie DAM comporte cinq étapes principales :
1. Réaliser un audit de la gestion des ressources numériques,
2. Auditer des ressources numériques et des structures de dossiers existantes,
3. Identifier de nouvelles catégories,
4. Documenter la taxonomie DAM et les dénomination des fichiers,
5. Tester et mettre à jour la taxonomie de gestion des actifs numériques.
Une taxonomie DAM claire est payante. En prenant le temps de définir des conventions de dénomination des fichiers de gestion des ressources numériques claires et concises, les utilisateurs pourront trouver les ressources dont ils ont besoin sans perdre des heures à passer au crible des filtres pour trouver du contenu créatif. Bien que cela implique beaucoup de planification, la préparation portera ses fruits sur le long terme, car le processus de gestion des ressources numériques deviendra plus efficace.
En fin de compte, plus le processus de gestion des ressources est rationalisé, plus il sera facile pour tous de trouver des ressources créatives, et de produire des campagnes de marketing performantes et de haut niveau.
