La société de courtage se lance dans la numérisation transactionnelle grâce à la solution GED d’Imnet et aux scanners 

 MT Courtage, société de courtage en prêts immobiliers dont la mission est d’accompagner les acheteurs dans leurs projets de financement, a choisi Kodak Alaris comme partenaire pour fluidifier la relation avec ses clients et contrôler la conformité des documents qui seront ensuite transmis aux banques. Réultat ; Aujourd’hui, l’expérience client globale est améliorée, les transactions sont réalisées plus rapidement et sans interruption.

En tant que société de courtage, MT Courtage met en relation les clients à la recherche d’un financement avec les établissements financiers. L’entreprise étudie environ 2 000 dossiers par an et collecte les documents administratifs indispensables à la constitution d’une demande de prêt, dont des informations sensibles, nécessitant d’être conservé sur le long terme à savoir jusqu’à 35 années parfois, en moyenne.

La gestion du papier représentait non seulement un défi d’archivage :  une salle de 50 m2 était dédiée à cette fonction, mais également un challenge au niveau commercial. Jusqu’à mi-2015, chaque agence était dotée de photocopieurs multifonctions, obligeant le commercial à délaisser son client pendant son rendez-vous afin de faire une copie des documents nécessaires à la constitution du dossier. Le manque de fluidité de l’action pouvait se montrer négatif pour la relation client, en termes de temps passé à la réalisation de la transaction, mais aussi en termes de proximité avec le client. Alors que l’entreprise évolue dans un marché très concurrentiel, MT Courtage a identifié quatre besoins majeurs afin de faire progresser ses activités et rester compétitive : rester proche du client, être réactif dans la réponse apportée, offrir une conformité parfaite des dossiers et enfin conserver les documents destinés à être archivés en pouvant y accéder sans coût ni délai.

Afin de relever ces défis, MT Courtage a fait appel à la solution de GED d’Imnet, DWE V7. Doté d’une excellente solution et d’un accompagnement, Imnet a défini les besoins et le projet tout en accompagnant l’agence sur les besoins fonctionnels et technologiques. Dans le cadre de ce projet, Kodak Alaris a été naturellement retenu par MT Courtage pour assurer une capture des documents fiable, rapide et de qualité.

MT Courtage acquiert ainsi dans un premier temps une vingtaine de scanners KODAK SCANMATE i1150, afin d’équiper ses conseillers. Tous les derniers sont dotés d’un appareil, permettant une numérisation transactionnelle des documents sans interrompre le dialogue avec le client. Les agents de back-office ont eux aussi bénéficié des mêmes moyens pour assurer l’intégration des documents en provenance des banques, notaires ou autres dans le dossier client.

Ces scanners possèdent une fonction très appréciée : une plus grande rapidité de numérisation sur les 10 premières pages d’un document, permettant d’accélérer le processus pour 80 % des documents collectés. La plupart des documents étant généralement constitués de moins de 10 pages, cette fonction est particulièrement intéressante pour traiter rapidement les transactions, tout en permettant l’acquisition, lors du rendez-vous, de lots plus importants, tels que les offres de prêt ou de titres de propriété.

L’entreprise a été séduite par la simplicité d’utilisation des appareils.  « Le scanner est très fiable une fois bien paramétré. L’entretien est simple et rapide, parfait pour répondre à nos besoins en termes de numérisation transactionnelle » commente François Cherel, en charge des systèmes d’information chez MT Courtage. Côté logiciel, MT Courtage utilise Kodak Capture Pro Limited Edition, inclus avec le scanner pour piloter la capture des documents qui sont ensuite directement transférés vers la solution de GED d’Imnet.

L’usage de la GED est aujourd’hui entrée dans les habitudes des collaborateurs de MT Courtage ; ceux-ci ont su s’adapter très rapidement aux nouvelles méthodes de travail devenues davantage fluides. MT Courtage a par ailleurs commandé une dizaine de nouveaux scanners pour accompagner sa croissance et faciliter les transactions de ses nouveaux collaborateurs, répartis dans les trois agences.

L’équipe de MT Courtage a pu ainsi améliorer son efficacité commerciale tout en se situant au plus près des exigences réglementaires, mais aussi améliorer l’échange avec le client et libérer de l’espace dans ses locaux. L’entreprise suggère au réseau VousFinancer d’étendre l’expérience aux autres franchisés du groupe afin de permettre aux conseillers de fluidifier également le dialogue avec leur client, d’être plus compétitive et d’améliorer l’expérience globale du courtage et du prêt immobilier.

Emmanuel Mayega
A propos de l'auteur

Rédacteur en chef du magazine Assurance & Banque 2.0, Emmanuel a une connaissance accrue de l’intégration des technologies dans l’assurance, la banque et la santé. Ancien rédacteur en chef adjoint d’Assurance & Informatique Magazine, il est un observateur affûté du secteur. Critique, il se définit comme esprit indépendant et provocateur, s’il le faut.

Site web : http://www.assurbanque20.fr

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