Comment industrialiser l’instruction des dossiers de sinistres et accélérer leur traitement ? Confrontée à cette problématique, la mutuelle d’assurance des professionnels du bâtiment et des Travaux publics a décidé de recourir à la dématérialisation des flux en intégrant les solutions de GED et de Workflow d’Ever Team. Une infrastructure qui permet de réduire la pénibilité du travail au service des archives.
L’Auxiliaire voulait avant tout offrir à ses collaborateurs du service des archives des conditions de travail meilleures en limitant la manipulation manuelle et répétitive des dossiers de sinistres (102 000 mouvements entrée/sortie par an). Comme réponse à cette solution, le déploiement d’une infrastructure d’Enterprise Content Management (ECM). Comment en est-on arrivé là ?
Première étape, le lancement du projet OASIS (Organisation des archives sinistres). Sa finalité : permettre le déploiement d’une solution dématérialisée, en lieu et place de processus papier d’instruction des dossiers de sinistres. L’appel d’offres lancé pour intégrer un outil en la matière a permis de retenir le système EverSuite Case Management d’Ever Team. Sélectionné pour sa capacité à s’adapter aux attentes fonctionnelles et techniques (communiquer avec la plateforme de production sous AS/400), ce composant de GED et de Workflow intégré a d’abord été paramétré aux réalités de l’assureur, dans le cadre d’un prototype. Ce dernier a ensuite été mis à la disposition des gestionnaires du service des sinistres pendant un mois, pour évaluation. Sa couverture fonctionnelle et sa convivialité ont séduit ces premiers utilisateurs. Ce qui a ouvert la porte à un déploiement dans l’environnement de production. Une opération conduite en partenariat avec l’intégrateur Sword, partenaire d’Ever Team.
La solution installée permet de numériser la masse de courrier entrant, capturer le courriel reçu et sortant, produire du courrier par fusion de modèles et l’intégrer au bureau Windows. Six mois auront été nécessaires pour sa mise au point. Le premier lot produit a été mis à la disposition des archivistes et les quarante gestionnaires des trois entités du département sinistres : dommages aux biens, construction et dommages ouvrages.
Depuis sa mise en production, la suite d’Ever Team a permis de dématérialiser de bout en bout le cycle de vie d’un dossier de sinistres : numérisation quotidienne par lot des plis relatifs aux sinistres, indexation des flux capturés, affectation automatisée ou manuelle dans des corbeilles avec indicateurs de priorité, intégration automatique des emails issus de Lotus Notes dans les processus et dossiers, workflow de validation des règlements, création automatisée du dossier de sinistre, production de documents et courrier sortant directement dans la GED.
A l’arrivée, l’assureur a remplacé les dossiers papier et les classements aléatoires du courriel. Du coup, les gestionnaires disposent d’une vision complète et homogène d’un dossier grâce à un double écran GED/AS400. L’instruction des dossiers est désormais optimisée. En prime, des réponses rapides aux assurés.
Emmanuel Mayega ©CAPA Conseil
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