Dans la foulée de la mise en place de cette réglementation, le courtier a fait appel au groupe Everial pour la sous-traitance de la gestion de ses 180 000 mandats Sepa annuels.
Recevant en moyenne 3 500 mandats à un rythme hebdomadaire issus des différentes filiales du groupe, Filhet-Allard souhaitait externaliser ce traitement et se recentrer sur son cœur de métier. Après réception des différents mandats au siège social, le service logistique du courtier les récupère, les prépare, les conditionne en boîtes d’archives. Everial procède ensuite à un enlèvement hebdomadaire de ces dernières qui sont transportées au site de numérisation. En fait, elles subissent différentes opérations : numérisation et RAD/LAD, lecture automatique du numéro de RUM (Référence Unique Mandat) et du numéro ICS (Identifiant Créancier Sepa) ; classement des fichiers en fonction de la société émettrice ; saisie manuelle des rejets ; mise en ligne à J+2 sur solution de GED en mode SaaS ; conservation des mandats au format papier sur un site sécurisé du sous-traitant.
Pour Filhet-Allard, la valeur ajoutée est certaines. Du fait de cette externalisation auprès d’un prestataire unique, le groupe se recentre sur son cœur de métier : la relation avec ses clients. La mise à disposition des mandats numérisés sur la solution de Gestion électronique de documents (GED) permet aux collaborateurs d’en avoir un accès simplifié. Enfin, l’archivage physique des mandats Sepa sur site sécurisé en garantit l’intégrité, en accord avec la législation en vigueur.
Selon Nicole Liot, consultante métier à la direction des systèmes d’information de Filhet-Allard, « l’offre globale proposée par Everial permet de s’affranchir de tout traitement en interne. La mise à disposition sur le portail de GED permet un accès simple et rapide aux informations. L’assistance coordonnée entre la commerciale et le support technique nous a permis de mener à bien ce projet, tant dans les phases d’étude que de mise en production, et lors du suivi. »
