Aon France intègre Digiposte, solution permettant de centraliser et de conserver l’ensemble des documents administratifs des collaborateurs. En fait, dans le cadre de sa stratégie de transformation digitale, la DRH d’Aon France s’est donné pour objectif la dématérialisation totale de l’ensemble des documents administratifs. Cela passe par des solutions packagées d’ADP. Elles ont été mises en place progressivement sur un périmètre concernant 1 000 collaborateurs en France.
Les différents systèmes d’informations RH existants n’étaient plus adaptés à la taille de l’entreprise en croissance et arrivaient à leurs limites. Il était en effet trop compliqué et contraignant d’accéder à des données RH demandées par différents services (Finance, Administratif, CE…). Les équipes RH sont très régulièrement sollicitées et communiquent avec tous les services de l’entreprise : fournir des données fiables rapidement devient ainsi essentiel. Après un audit des besoins en interne par une équipe dédiée ADP, une solution de gestion de paie a été adoptée pour permettre de gagner en productivité en repensant les façons de travailler. La montée en compétences des membres de l’équipe, accompagnés grâce à des formations, leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier et de faire preuve d’une valeur ajoutée de plus en plus grande.
Coté collaborateurs, Aon France a souhaité mettre en place Digiposte en fin 2016. Avec cette nouvelle solution numérique, les bulletins de paie des 1 000 collaborateurs sont digitalisés et archivés dans un coffre-fort virtuel disponible pour chacun d’eux. Ils sont sécurisés par un mot de passe personnel et accessibles à n’importe quel moment, de n’importe quel lieu (bureau ou domicile par exemple) en toute autonomie. Au commencement, une phase test a recueilli l’avis d’une équipe pilote sur ce nouveau dispositif, avant que celui-ci ne soit élargi à l’ensemble des salariés. Chacun avait le choix d’adhérer ou non à ce nouveau système. Afin de faciliter l’adhésion, le rôle de la communication interne était primordial : ADP a fourni au comité d’entreprise d’Aon un kit d’information détaillant le mode opératoire, permettant ainsi aux instances du personnel de faciliter sa mise en place et de favoriser l’engouement des collaborateurs.
En place depuis fin 2016, l’offre Digiposte enregistre une forte adhésion, puisque 63 % des collaborateurs utilisent leur coffre-fort numérique. Et 7 % des coffres sont en cours d’activation. La solution permet à chacun de centraliser et de conserver tous les documents importants (relevés de comptes bancaires, factures, feuilles d’impôts…) et de les éditer à n’importe quel moment.
Prochaine étape de la dématérialisation : la signature électronique des documents administratifs RH. Elle aussi permettra d’améliorer l’expérience des collaborateurs : remplir facilement, signer et gérer les contrats, les avenants et les formulaires de demande de congés. Côté équipe RH, la signature électronique aidera à supprimer le papier, permettra de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’améliorer la conformité.
« La dématérialisation est La solution d’avenir pour redéfinir nos façons de travailler. Avec Digiposte, notre équipe RH est soulagée et a gagné en rapidité ce qui a grandement fluidifié les relations avec nos collaborateurs. Ces derniers ont été accompagnés par l’intermédiaire d’ADP, pour débloquer à 100 % certains problèmes. Nous avons élaboré un partenariat avec ADP, qui a mis à notre disposition une équipe totalement dédiée pour former des équipes pilotes » explique Richard Talfumier, Responsable Paie et Gestion des Temps chez Aon France.
